viernes, 18 de marzo de 2011

1.12 Planeando una solución de Inteligencia de Negocio al menor costo (Tercera parte)

En el artículo anterior concluimos los pasos necesarios para construir el caso de negocio, es decir la información concerniente a la descripción del proyecto de inteligencia de negocio que vamos a construir.  En este artículo presentamos el paso: Análisis del Negocio,  en este paso se verifican los requerimientos puntuales de la solución, se analizan los recursos con los que cuenta el negocio para llevarla cabo y se visualizan cuáles son las actividades (plan de trabajo) necesarias para la construcción de la solución de Inteligencia de Negocio.
Análisis del Negocio
Requerimientos puntuales de la solución
En este paso se toman todas las perspectivas del negocio acerca de la solución que se va a construir e  implementar.  Estas perspectivas incluyen:
·         ¿Cuál es la información que se requiere para alcanzar el objetivo?
·         ¿Cómo se requiere presentar la información?
·         ¿Cuáles son los roles que se desempeñarán?
·         ¿Cuáles son las métricas o indicadores necesarios para el monitoreo del comportamiento de la empresa ó del tema del problema en cuestión?
¿Cuál es la información que se requiere para alcanzar el objetivo?
Nos referimos a la información que nos permita alcanzar el objetivo, esta información  puede ser muy diferente a la información con que se cuenta  actualmente y  se maneja en la empresa.  En el mejor de los casos esta información existe en la empresa y sólo hay que conjuntarla de las áreas o personas que la manejen, puede existir en forma parcial o  en el peor de los casos no se cuenta con ella y hay que recabarla. Se debe considerar la información que se necesita ahora y que no se había tomado antes en consideración.
Es necesario identificar cuáles son los rubros de información, el detalle de información y donde se encuentra.
¿Cómo se requiere presentar la información?
Este punto se refiere a  determinar bajo que formato, estructura o presentación se entregará la información. Nos referimos tanto a la información inicial que proporcionará para el análisis así como a los resultados que se obtengan. Esto es, debemos especificar si la información está disponible en Excel, o se encuentra escrita en papel o almacenada en bases de datos. Bajo que formato se encuentra y bajo que formato se entregará en columnas, en tablas, en textos.
¿Cuáles son los roles que se desempeñarán?
Se deben identificar los roles involucrados en la solución, ayuda pensar en un rol como actividades o cargos independientes por ejemplo “jefe de ventas” ó “analista de información”.
¿Cuáles son las métricas o indicadores necesarios?
Es recomendable desarrollar indicadores que le permitan a la dirección, jefe o dueño de la empresa tomar decisiones en menor tiempo, por ejemplo un indicador mensual de ventas, o de costos /beneficios o cualquiera que sea representativo del nicho de su negocio en cuestión.
Siguiendo con nuestro ejemplo
En nuestro caso para resolver nuestro problema y alcanzar nuestro objetivo. Necesitamos realizar un análisis avanzado sobre la información de la empresa que nos permita por ejemplo, entre varios escenarios:
·         Identificar causas
·         Segmentar a los clientes
·         Segmentar a los vendedores
·         Comparar a la competencia
·         Generar nuevas campañas
Por lo tanto vamos a necesitar información de varias áreas de la empresa, como lo son ventas,  marketing y la dirección. Para dar un ejemplo de la información y el detalle de información proporcionamos la siguiente tabla.
Ejemplo de Información requerida
Área
Tipo de Información
Detalle
Ventas


Fichas de los clientes y Fichas de compradores
Edad
Sexo
Número de integrantes en la familia
Precio de la casa comprada /buscada
Ingresos
Trabajo
Lugar de nacimiento
Años de Residencia en el estado
Motivo de compra
Hora de la compra
Tipo de compra
Fecha
Fichas de los vendedores

Nacionalidad
Edo de nacimiento
Edad
Sexo
Posición económica
Escolaridad
Horario de la atención
Lugar de atención
Marketing
Características viviendas
Precio
Ubicación
Número de metros construidos
Número de metros jardín
Número de metros área de lavado
Número de metros cocina
Orientación (sur, norte,..)
Número de niveles
Número de habitaciones
Número de baños
Número de cajones
Número de lámparas
Número de ventanas
Tipo de acabados
Iluminación
Ventilación
Color fachada
Color interiores
Tipo de closets
Publicidad
Mediante que medio conoció la inmobiliaria
Datos comprador (ficha comprador)
Datos vendedor   (ficha vendedor)
Fecha
Dirección
Competencia

Nombre
Precio
Ubicación
Motivo de la selección por el comprador
Características vivienda(ficha completa)
Presupuestos
Montos ventas mensuales
Ingresos mensuales
Egresos mensuales



                               
En nuestro caso la mayoría de la información existe, se encuentra dispersa en varias áreas, en algunos casos en archivos Excel, en otros en papel y en otros casos no existe.
La información y el grado de detalle dependen completamente de su nicho de negocio y de su objetivo planteado.
Presentación de la información para su análisis
La información se presentará para su análisis en un formato de columnas en hojas de Excel  y abarcará un periodo de un año o sea 12 meses de ventas, de los cuáles la venta disminuyó en los últimos 5 meses.
Presentación de la información para su entrega
La información resultante se entregará en forma de reportes a la dirección de la empresa. Los reportes se construirán de manera que puedan ser auto generables.
Identificación de Roles
En nuestro caso vamos a requerir a todos aquellos roles que se encuentran involucrados de manera directa en la venta, “Vendedores”, “Jefe de Ventas”, “Jefe de Marketing”, “Diseñadores de campañas” y “Directivos”. Y del lado técnico requeriremos “Líder del proyecto”, “Concentrador de información”, “Analista de información”, “desarrollador”, “implementador”.
Análisis de recursos
Realizamos previamente en el artículo 1.11 un planteamiento genérico sobre los recursos con los que cuenta para generar la solución de inteligencia de negocio. En este paso es necesario hacer un análisis más detallado de los recursos con que cuenta, tanto técnicos como humanos, y de ser posible asignar costos.
Una vez que ya visualizó cuáles son los componentes de la solución, es decir, que es lo que requiere  que la solución le entregue y bajo que formato, puede identificar que herramientas va a usar y quien va a desempeñar el rol de esa actividad.   
 En nuestro caso presentamos las herramientas a usar, en la siguiente tabla:
Recursos de Software necesarios
ETL
·         Excel

Herramientas de análisis
·         WEKA

Reportes
·         Excel

Tableros
·         Excel






Son varios los roles que se identifican en la construcción de la solución, pero al estar hablando de una Pymes no disponemos de los recursos para contar o contratar a una persona por cada  rol, así que es factible, que una persona juegue varios roles, por ejemplo, usted puede encargar a uno de sus jefes de área la tarea de concentrar la información y presentarla en el formato requerido, él mismo o alguna de sus gentes puede recabar la información faltante y Ud. dueño o jefe de la empresa puede ser el líder del proyecto y analista de información, siguiendo los pasos que hemos presentamos en estos artículos y que seguiremos dando en los siguientes.

Plan de trabajo
Es la identificación del conjunto de actividades a llevar a cabo, el orden en que se realizan, la dependencia que existe entre ellas, los tiempos que toman en realizarse y quien es el responsable de su ejecución. En el siguiente articulo vamos a ver cómo podemos construir un plan de trabajo para una solución de inteligencia de negocio, cambiante, iterativa y escalable.
Como alguna vez lo comentamos en este blog nos orientamos a construir las soluciones a la medida de las necesidades de las empresas, no queremos adaptar las soluciones a los problemas. Si usted requiere una solución de inteligencia de negocio parcial  (Ej. haciendo  un símil, una casa con cocina, un baño y una recamara), entonces el plan de trabajo se referirá sólo al desarrollo de esa solución parcial, pero deberá prever que a futuro su solución pueda crecer (Ej. hay que poner los cimientos para levantar otro piso o hacer más recamaras y porque no una alberca).
En el siguiente artículo retomaremos la elaboración del plan de trabajo e iniciaremos con el siguiente paso al que nos  vamos a enfrentar que es el de  DISEÑO.
Copyright © 2011 Dafne Rosso Pelayo. Todos los derechos reservados.

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